La facturation électronique, ou e-facturation, consiste à émettre et à recevoir des factures sous forme dématérialisée, c’est-à-dire sans support papier. Ce mode de facturation présente de nombreux avantages pour les entreprises, tant sur le plan économique, écologique que juridique. Mais comment mettre en place la facturation électronique dans son entreprise ? Quelles sont les obligations légales et les bonnes pratiques à respecter ? Voici quelques éléments de réponse auxquels la plateforme Iziboard reste attentive
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique désigne le processus d’émission, de transmission et de réception des factures sous forme numérique. Il existe plusieurs formats de factures électroniques, tels que le PDF, le XML ou le EDI. La facture électronique doit être conforme aux exigences fiscales et comptables en vigueur, et doit être accompagnée d’une signature électronique ou d’un cachet serveur pour garantir son authenticité et son intégrité.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
La facturation électronique présente de multiples bénéfices pour les entreprises, parmi lesquels :
– Une réduction des coûts liés à l’impression, à l’envoi et au stockage des factures papier.
– Une accélération des délais de paiement et une amélioration de la trésorerie.
– Une simplification des processus administratifs et comptables, avec une meilleure traçabilité et une réduction des erreurs.
– Une contribution à la protection de l’environnement, en limitant la consommation de papier et d’encre.
– Une meilleure sécurité et une meilleure conformité aux obligations légales.
Comment mettre en place la facturation électronique dans son entreprise ?
La mise en place de la facturation électronique dans son entreprise nécessite de suivre quelques étapes clés :
– Choisir un format de facture électronique adapté à ses besoins et à ceux de ses clients.
– Choisir un prestataire de service qui assurera la création, l’envoi, la réception et l’archivage des factures électroniques.
– Informer ses clients de son passage à la facturation électronique et obtenir leur consentement préalable.
– Adapter son système d’information et sa comptabilité à la gestion des factures électroniques.
– Former ses collaborateurs à l’utilisation de la facturation électronique.
Quelles sont les obligations légales à respecter ?
La facturation électronique est soumise à un cadre juridique strict, qui impose aux entreprises de respecter certaines règles :
– La facture électronique doit contenir les mêmes mentions obligatoires que la facture papier, telles que le numéro de facture, la date d’émission, le nom et l’adresse du vendeur et du client, le détail des produits ou services vendus, le montant hors taxes, le taux et le montant de la TVA, etc.
– La facture électronique doit être signée électroniquement ou être dotée d’un cachet serveur pour attester de son origine et de son contenu.
– La facture électronique doit être conservée pendant 10 ans, sous forme numérique ou papier, dans des conditions garantissant sa lisibilité et sa sécurité.
– La facture électronique doit être transmise au client par voie électronique ou par tout autre moyen convenu entre les parties.
– La facture électronique doit être acceptée par le client, qui peut toutefois demander une copie papier si nécessaire.
En outre, il est recommandé aux entreprises de suivre certaines bonnes pratiques pour optimiser leur utilisation de la facturation électronique :
– Choisir un format de facture électronique compatible avec les normes internationales, telles que la norme européenne EN 16931 ou la norme française NF Z42-020.
– Choisir un prestataire de service certifié et reconnu, qui garantira la qualité, la sécurité et la conformité des factures électroniques.
– Informer ses clients de manière claire et transparente des modalités de la facturation électronique, et leur proposer des solutions adaptées à leurs besoins et à leurs préférences.
– Suivre les indicateurs de performance de la facturation électronique, tels que le taux d’acceptation, le taux de rejet, le délai moyen de paiement, etc.
La facturation électronique est un levier stratégique pour les entreprises, qui leur permet de gagner en efficacité, en compétitivité et en responsabilité. En respectant les obligations légales et les bonnes pratiques, les entreprises peuvent tirer pleinement parti des avantages de la facturation électronique et se préparer à l’avenir.
